fbpx

Information om Grand Hotell Saltsjöbaden AB (org nr 559023-1931) behandling av personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig vid åtgärder för direktmarknadsföring och liknande.

Grand Hotell Saltsjöbaden kan komma att behandla en rad personuppgifter vid åtgärder för direktmarknadsföring och liknande i egenskap av personuppgiftsansvarig. Det ankommer på en personuppgiftsansvarig att informera om sina behandlingar.

1. Vilka personuppgifter behandlas, för vilka ändamål och vilken är den lagliga grunden samt hur länge sparas uppgifterna?

1.1  Direktmarknadsföring baserat på en intresseavvägning

I syfte att tillhandahålla direktmarknadsföring om Grand Hotell Saltsjöbadens tjänsteutbud till både befintliga och potentiella kunder till Grand Hotell Saltsjöbaden kan Grand Hotell Saltsjöbaden komma att behandla personuppgifter avseende kundernas företrädare. Den lagliga grunden för denna behandling är en intresseavvägning för att tillgodose Grand Hotell Saltsjöbadens berättigade intresse av att under en begränsad tid och i en begränsad omfattning informera om samt erbjuda olika marknadsaktiviteter till en utvald målgrupp. De uppgifter som kan komma att behandlas är namn, adress, telefonnummer och e-postadresser till arbetsplatsen samt eventuella uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning. Informationen och erbjudandet kan komma att lämnas per telefon, brev, e-post, SMS och/eller motsvarande kontaktvägar för kommunikation. I de fall det föreligger ett uppdragsavtal mellan den registrerades arbetsgivare och Grand Hotell Saltsjöbaden kommer behandlingen att ske under avtalsförhållandet och för en tid om tjugofyra (24) månader efter det att avtalsförhållandet har  upphört. I de fall ett sådant avtalsförhållande saknas kommer personuppgifterna att behandlas under en tid om tolv (12) månader. Den registrerade har rätt att när som helst motsätta sig denna behandling.

1.2 Direktmarknadsföring baserat på ett samtycke

För det fall Grand Hotell Saltsjöbaden vill fortsätta behandla personuppgifter för marknadsföringsändamål tillhörande företrädare för potentiella och gamla kunder (äldre än 24 månader efter det att avtalsförhållandet upphört) efter det att 12 månader har passerat från tidpunkten för insamling krävs den registrerades samtycke. Om den registrerade har tillhandahållit ett sådant samtycke utgör samtycket den lagliga grunden för en sådan behandling. Om de registrerade på frivillig väg har lämnat sina personuppgifter för ett visst ändamål och i samband därmed har informerats om behandlingen anses den registrerade har samtyckt till behandlingen. De uppgifter som kan komma att behandlas är namn, adress, telefonnummer och e-postadresser till arbetsplatsen samt eventuella uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning. Information och erbjudanden om marknadsaktiviteter kan komma att lämnas per telefon, brev, e-post, SMS och/eller motsvarande kontaktvägar för kommunikation. Behandlingen kommer att ske under den tid som samtycket inte har återkallats av den registrerade. Den registrerade har rätt att när som helst motsätta sig denna behandling och därigenom återkalla sitt samtycke.

1.3 Genomförande av marknadsaktivitet

Om kontakt med den registrerade tagits i enlighet med beskrivningarna i punkterna 1.1 eller 1.2 ovan i syfte att bjuda in till en marknadsaktivitet (event eller liknande) och den registrerade aktivt anmält sig till aktiviteten kommer Grand Hotell Saltsjöbaden att behandla personuppgifter i den utsträckning det krävs för att genomföra aktiviteten. Det innebär att Grand Hotell Saltsjöbaden kommer att behandla namn och kontaktuppgifter i syfte att kunna skicka ut kallelse, deltagarförteckning samt material inför och efter aktiviteten. För det fall måltider kommer att serveras under aktiviteten kan uppgift om specialkost behövas behandlas. Den lagliga grunden för denna behandling är att den är nödvändig för att kunna fullgöra Grand Hotell Saltsjöbadens åtagande vid aktivitetsanmälan (träffat avtal mellan deltagaren och Grand Hotell Saltsjöbaden). Härutöver kan Grand Hotell Saltsjöbaden, efter det att aktiviteten genomförts, genom Grand Hotell Saltsjöbadens sälj- och marknadsavdelning komma att följa upp vilka som deltagit i aktiviteten genom att ta del av deltagarlistor och därigenom kunna rikta marknadsföringsåtgärder mot dessa. Den lagliga grunden för den sistnämnda behandlingen är en intresseavvägning för att tillgodose Grand Hotell Saltsjöbadens berättigade intresse av att få rikta erbjudande om Grand Hotell Saltsjöbadens tjänsteutbud till deltagarna. Deltagarlistan sparas för administration och uppföljning under en period av högst tjugofyra (24) månader. Deltagarlistan kan även i förekommande fall komma att utgöra underlag vid Grand Hotell Saltsjöbadens redovisning i bokföringssammanhang av eventuell representation.

1.4  Medieproduktion för marknadsföring

I syfte att marknadsföra Grand Hotell Saltsjöbaden och sprida kunskap om Grand Hotell Saltsjöbadens verksamhet kan Grand Hotell Saltsjöbaden komma att behandla personuppgifter i form av bilder – både stillbilder och rörliga bilder – och ljudupptagningar. Denna behandling görs med stöd av ett uttryckligt och informerat samtycke från den registrerade. Behandlingen kommer att ske under den tid som samtycket inte har återkallats av den registrerade. Den registrerade har rätt att när som helst motsätta sig denna behandling och därigenom återkalla sitt samtycke.

1.5  Webbplatsinteraktion

Vid besök på Grand Hotell Saltsjöbadens webbplatser kan information från webbläsare både hämtas och lagras, vanligtvis i form av cookies, i syfte att optimera både funktion och upplevelse av webbsidan. Informationen består i regel av webbplatsbesökarens preferenser samt information om från vilken enhet besöket sker. Däremot sker ingen identifiering av besökaren. Även om någon identifiering inte sker krävs ett uttryckligt och informerat samtycke från webbplatsbesökaren för att Grand Hotell Saltsjöbaden ska få använda sig av cookies. Om webbplatsbesökaren har tillhandahållit ett sådant samtycke utgör samtycket den lagliga grunden för en sådan behandling. Webbplatsbesökaren har rätt att när som helst motsätta sig denna behandling och därigenom återkalla sitt samtycke.

2. Varifrån samlas uppgifterna in?

Namn och kontaktuppgifter till registrerade samlas in dels från externa adresskällor, dels från den registrerade själv.

3. Överföring och utlämning av personuppgifter

För att uppfylla ändamålen med Grand Hotell Saltsjöbadens behandling av de personuppgifter som angivits ovan anli­tar Grand Hotell Saltsjöbaden i förekommande fall tjänste- och systemleverantörer av IT, som behandlar personuppgifter på Grand Hotell Saltsjöbadens uppdrag. Dessa tjänste- och systemleverantörer får endast behandla personuppgifterna enligt Grand Hotell Saltsjöbadens uttryckliga instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna.

Grand Hotell Saltsjöbaden kan i förekommande fall lämna ut personuppgifter även till andra mottagare än de som angi­vits ovan för att följa tillämpliga lagar och föreskrifter, en begäran eller ett föreläggande från en behörig domstol eller myndighet, samt för att tillgodose Grand Hotell Saltsjöbadens berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Grand Hotell Saltsjöbaden kan också komma att överföra personuppgifter till mottagare som återfinns i länder utanför EU/EES-området och som inte har samma skyddsnivå för personuppgifter som EU.

4. Skyddet för personuppgifter

Grand Hotell Saltsjöbadens målsättning är att värna skyddet för den personliga integriteten och att vidta alla de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna och säkerställa att behandlingarna sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och interna riktlinjer, policyer och rutiner för hantering av personuppgifter. Det innebär att endast de personer som behöver ha tillgång till uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem. En närmare beskrivning av Grand Hotell Saltsjöbadens säkerhetsåtgärder framgår av bifogad underbilaga.

5. Den registrerades rättigheter

5.1  Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)

Den registrerade har rätt att begära att få en bekräftelse från Grand Hotell Saltsjöbaden om Grand Hotell Saltsjöbaden behandlar personuppgifter som rör den registrerade, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag.

5.2 Rätt till rättelse

Om den registrerade anser att en uppgift som hänför sig till den registrerade är felaktig eller ofullständig, har den registrerade även rätt att begära rättelse.

5.3 Rätt att motsätta sig behandling för direktmarknadsföringsändamål

Är det fråga om behandling av den registrerades personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål äger den registrerade rätt att, när som helst, motsätta sig den och begära att den registrerade avregistreras från fortsatta utskick genom att anmäla detta till Grand Hotell Saltsjöbaden, t.ex. genom att klicka på en avregistreringslänk i utskicket.

5.4 Rätt att motsätta sig behandling som stödjer sig på Grand Hotell Saltsjöbadens berättigade intresse

Utöver ovanstående rättigheter har den registrerade även, i den utsträckning gällande dataskyddslagstiftning föreskriver det, rätt att motsätta sig behandlingar som stödjer sig på Grand Hotell Saltsjöbadens berättigade intresse. Grand Hotell Saltsjöbaden får dock fortsätta att behandla den registrerades personuppgifter, trots att denne har motsatt sig behandlingen, om Grand Hotell Saltsjöbaden har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset.

5.5 Rätt att begära begränsning eller radering, alternativt rätt att invända emot behandling samt dataportabilitet

Under vissa förutsättningar har den registrerade även rätt att begära begränsning eller radering av sina personuppgifter eller rätt att invända mot behandlingen. Under vissa förutsättningar har den registrerade även rätt att få ut de personuppgifter som rör den registrerade som denne lämnat till Grand Hotell Saltsjöbaden i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format (dataportabilitet) för överföring till annan personuppgiftsansvarig.

6. Kontaktperson vid frågor

Vid frågor om behandlingen av personuppgifter vänligen kontakta Grand Hotell Saltsjöbaden på följande e-postadress fredrik.malmstedt@grandsaltsjobaden.se

Den registrerade har även rätt att vända sig till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen) vid klagomål.